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优里克创意策划中心行业会议的策划

POST TIME:2018-07-14 15:39 READ

以前说过各种会议策划的一般流程。在现实中,由于侧重点不同,各种会议的形式和要求也千差万别,各种会议的流程也多多少少地有些差异,这使各种会议在管理上除有一般共同点外也微微有所不同。下面,我们将就一些常见的会议在策划上的一些不同展开讨论。这些常见的会议包括行业会议、技术交流会、专业研讨会、产品发布会和产品推介会。

行业会议是由行业协会或者是政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议的主办者一般在该行业都有较大的发言权和较强的号召力,会议的参加者一般都是该行业比较有影响的企业,会议的影响力一般都较大。

随着世界各国经济自由化和市场化程度的提高,各国政府介入经济活动越来越少,目前,几乎每个行业都有自己的行业协会,这些行业协会越来越对本行业起着重要的规范、协调和管理工作,为此,它们一般隔一段时间就会召开行业会议,对本行业的一些重要议题展开讨论。如果某些行业暂时还没有成立行业协会,政府有关主管也会暂时起到行业协会的上述作用,担负起组织召开行业会议的职能。

1.行业会议的分类

国际会议协会(1CCA)将行业会议分为三类:科技会议、商贸会议和会员会议。科技会议是以技术推广、科技交流与合作为主要目的的行业会议;商贸会议是以传播商业和贸易信息、研讨行业贸易问题为主要目的的行业会议;会员会议是主要由行业协会会员参加的、旨在促进会员之间的相互了解和合作为主要目的的行业会议。

2.行业会议主题和议题的选择

在很多行业,行业协会一般每年都会举办至少一次行业会议,每次行业会议一般也都有一个主题。行业会议的主题一般都紧扣行业发展的脉搏,关注行业发展中发出的时代的强音。所以,对于一些快速发展的行业和一些比较成熟的行业,其行业会议的主题几乎每年都是不一样的。

除了会议主题要具备前面提到的前瞻性、总结性和时尚性等特征外,行业会议的议题还要具备较强的行业号召力。不管是科技会议、商贸会议还是会员会议,会议的议题有号召力才能吸引行业内企业的参加,这对于会员会议尤其重要。科技会议和商贸会议由于会议议题导向明显,并且一般都很实用,对企业经营有一定的帮助,企业因此往往也乐于参加。但对于会员会议来说,如果会议议题对企业而言没有吸引力,企业可能就会因业务忙等原因而不出席会议,或者即使出席会议,也会派一些无足轻重的人员参加,会议的质量因此会大打折扣。

行业会议的议题一般极富行业特征和行业代表性,能针对行业发展中遇到的新情况和新问题展开研讨,能就某一问题组织行业大讨论。行业会议讨论的问题所得出的结论有时候不仅仅是学术上的研讨,它往往带有政策指导倾向,会被有关部门作为制定解决某些问题的政策的依据。

3.行业会议筹备方案

很多行业会议都是每年举行的“例会”,其策划流程已经非常成熟,因此,对于很多行业会议,除了每年要仔细策划会议的主题和议题外,有关会议的其他策划一般可以因循旧例。所以,对于那些每年都要举办的行业会议,管理的中心任务就集中在三个方面:会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。会议的主题和议题我们在前面已有介绍,下面我们主要讨论会议的筹备方案。

除了前面讲述的一般流程以外,和一般会议相比,行业会议的筹备方案也有一些特殊的方面:

(1)时间、地点和规模。有些行业会议的举办时间每年都比较固定,如固定在年初和年末等,会议的会期一般是4到5天,有的是2到3天,但一般不超过6天。行业会议召开的地点往往不固定,经常变换,有少数行业会议召开会议的地点比较固定。行业会议的规模一般在400人以下,所以其要求的召开会议的场所的容量一般不会超过400人。

(2)主讲人和听众。行业会议的主讲人基本来自行业协会、协会会员和政府主管部门三个方面,也有少数来自行业以外的科研机构。会议的主讲人一般由行业协会或政府主管部门确定和邀请。行业会议的听众基本都是行业内的企业尤其是协会会员单位,听众一般都具有一定的职位,有些较有影响的行业会议,其听众甚至大部分都是企业的领导人。一些比较重要的行业会议,有时候还会专门邀请有关新闻媒体的记者到会旁听并进行现场采访。

(3)会议议程。和一般会议不同,行业会议一般都有政府主管部门和协会领导出席,会议议程因此也比一般会议多了一个领导人致辞和发言的程序,有的还要有新闻媒体对领导人的采访或者新闻发布会等。

(4)会议资料的准备。除了一般会议资料以外,行业会议一般还要准备会议纪念品和礼品,要准备新闻稿和领导发言辞等。

(5)会议召开方式。行业会议的召开方式更多、更灵活,它可以采取一般专业研讨会和技术交流会的会议方式,也可以采取联谊会、座谈会、茶话会等方式,主要看会议的主题和议题而定。

(6)会议预算。行业会议预算的资金支出和一般的会议相似,但预算的资金来源更加丰富,会员的会费、协会的基金、政府拨款和企业赞助等都是重要的来源。

当然,除上面讲的一些问